Google Vault: otimize a governança de dados na sua empresa

O Google Vault é o aplicativo de retenção de dados e e-discovery (descoberta) do Google Workspace. É uma ferramenta poderosa para controle, retenção, pesquisa e exportação de dados de aplicativos selecionados para o Google Workspace (versões Business e Enterprise).

Por que você precisa ter Google Vault na sua empresa? Se você busca uma ferramenta simples e fácil para manter a governança de dados e informações em sua organização, o Vault é ideal! Aqui, ajudaremos você a entender um pouco mais sobre as funcionalidades do Google Vault, como recuperação de dados.

O que é Google Vault?

O Google Vault é um aplicativo para retenção de arquivos, auditoria e descoberta. É um app do Google Workspace que investiga e retém os arquivos da sua empresa. 

Retenção, resgate e proteção de arquivos: 

Imagine que o departamento de Recursos Humanos precise manter os arquivos dos colaboradores por um período de três anos. Caso alguém exclua um arquivo, ele irá automaticamente para a lixeira. Depois de 30 dias ou até anos, você ainda precisa ter acesso a esses arquivos. E aí que o Google Vault entra: você pode abrir um caso dentro do Google Vault e restaurar os arquivos deste usuário. Mas as funcionalidades não param aí, somente no resgate de e-mails ou arquivos perdidos. 

Assim, o Google Vault funciona como um “cofre” de todas as informações de uma companhia. Nele, é possível configurar por quanto tempo você precisa reter arquivos, mensagens de e-mail e outros. 

Desse modo, o Google Vault é uma ferramenta de proteção de dados que fornece ampla cobertura e controle. Os gestores da informação podem definir regras de retenção e guarda de documentos nos dados de alguns apps do site Google Workspace para um domínio ou unidades organizacionais.

Auditoria, descoberta e exportação de arquivos:

O Google Vault também é um aplicativo de auditoria. Permite monitorar as conversas no chat ou identificar conversas por e-mail, chat ou outros assuntos importantes na organização. 

Por isso também é uma ferramenta de descoberta (e-descovery), uma vez que possibilita saber o que está acontecendo na empresa. Dessa forma, é possível encontrar o que você está procurando, recuperar arquivos apagados e informações valiosas, mesmo de contas suspensas. Esta é uma estratégia inteligente para coletar dados importantes para o departamento jurídico e evitar a perda de informações devido à rotatividade de funcionários.

Além disso, também permite exportar esses arquivos para auditoria. Já a seção de casos fornece acesso a um caso, que pode ser criado em várias situações, como suspeita de vazamento de informações. 

Você pode, inclusive, auditar os próprios auditores.  

Suporte ao Google Workspace 

O Google Vault é uma ferramenta de governança de dados e informações e e-discovery para o Google Workspace. Ele permite definir regras de retenção e guardas de documentos e também possibilita a pesquisa e exportação de dados dos usuários do Google Workspace. 

O Vault pode ser utilizado para armazenar os seguintes dados do Workspace: 

• Arquivos do Google Drive;
• E-mails do Gmail;
• Mensagens do Google Chat (apenas com o histórico de conversas ativado);
• Eventos do Google Agenda;
• Gravações do Google Meet (incluindo registros de chat, perguntas e respostas ou enquetes);
• Mensagens do Grupos do Google;
• Mensagens de texto, transcrições e registros de chamadas, correios de voz e do Google Voice para Google Workspace;
• Mensagens do Hangouts clássico (apenas com o histórico de conversas ativado);
• Google Sites.

Como obter o Google Vault?

A Geoambiente é parceria Premier do Google há mais de dez anos, atuando na oferta de todo ecossistema de Cloud, Maps e Workspace. Temos uma equipe treinada para ajudar seu time a implementar o Vault, definir regras de guarda e retenção de arquivos com base nas necessidades do seu negócio. 

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