Google Workspace x Microsoft 365: quais as principais diferenças?

O crescimento dos modelos de trabalho híbrido e remoto aumentou a necessidade de um software de produtividade que permita a colaboração, a comunicação e a construção de uma cultura do local de trabalho em qualquer lugar. Essas plataformas de produtividade podem definir como uma organização trabalha e inova em seus processos.

Dentre os softwares de colaboração que despontam no mercado, estão Google Workspace e o Microsoft 365, respectivamente do Google e da Microsoft. Para ajudar a sua organização a fazer a melhor escolha entre eles, abordamos aqui as principais diferenças entre as duas plataformas, bem como os resultados de uma pesquisa que avaliou as duas opções e concluiu que o Google Workspace pode trazer um grande impacto nos negócios.

Google Workspace ou Microsoft 365: principais diferenças

1. Criação e edição de documentos

Os softwares da Microsoft são bastante populares, como Word, Excel e PowerPoint, permitindo a criação de documentos ricos em recursos e opções avançadas de formatação. O Google Workspace, no entanto, oferece as aplicações Documentos, Planilhas e Apresentações com recursos de colaboração em tempo real que rivalizam com as ofertas da Microsoft. O fato é que a escolha deve ser baseada nas necessidades da sua organização. Por exemplo, se sua empresa necessita de recursos avançados e acesso facilitado a esses arquivos por dispositivos móveis, o Workspace desponta nas capacidades oferecidas. 

2. Armazenamento em nuvem e gerenciamento de arquivos 

No que diz respeito ao armazenamento em nuvem, o OneDrive e o Google Drive da Microsoft estão empatados. O Google Drive oferece fácil compartilhamento e sincronização com os aplicativos do Google Workspace, enquanto a Microsoft oferece integração com o Windows e recursos avançados de segurança. A escolha deve ser guiada pelo ecossistema de sua preferência e do nível de integração buscado. 

3. Preços e planos

O preço é um fator decisivo dentro do orçamento das empresas. É fundamental considerar não apenas o custo inicial, mas também o valor a longo prazo que cada plataforma oferece com base nos requisitos da sua organização. O Google Workspace oferece opções de preços flexíveis, como o Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. Já os Planos Empresariais do Microsoft 365 são adaptados a diferentes tamanhos e necessidades de empresas, com vários níveis de assinatura. Aqui, sua companhia deve considerar não apenas o custo inicial, mas também o valor a longo prazo que cada plataforma oferece com base nas necessidades do negócio.

4. Serviços de e-mail

O Gmail, do Workspace, é conhecido por seus poderosos recursos de pesquisa e filtragem de spam. Já o Outlook oferece uma experiência rica em recursos com categorização avançada de e-mail e recursos de agendamento. A escolha entre os dois depende da familiaridade com a interface e de suas preferências para gerenciamento de e-mail.

5. Produtividade em dispositivos móveis

A produtividade móvel é essencial no mundo híbrido e remoto de hoje. O Microsoft 365 e o Google Workspace oferecem aplicativos móveis que permitem acessar e editar documentos em qualquer lugar. Os aplicativos móveis da Microsoft possuem integração com seus equivalentes para desktop. Já os apps móveis do Workspace oferecem uma experiência consistente com a colaboração baseada na nuvem na vanguarda. A opção de trabalhar em outros dispositivos além do computador é um dos diferenciais mais importantes do Google Workspace, que permite mais trabalho remoto e produtividade em dispositivos móveis em um mundo com trabalho cada vez mais remoto e híbrido. No final, a escolha depende do seu dispositivo móvel e da necessidade de funcionalidade perfeita entre dispositivos.

6. Colaboração e Comunicação

Ambas as plataformas facilitam a colaboração em tempo real. Sem dúvidas, o ponto forte do Google Workspace está no Google Meet, que oferece videoconferência fácil e integrada ao Google Drive, Docs e outros aplicativos. Por sua vez, o Microsoft 365 possui um conjunto robusto de aplicativos como o Microsoft Teams, que oferece uma combinação de bate-papo, videoconferência e colaboração de documentos. 

7. Segurança e privacidade 

A segurança é uma prioridade para as empresas frente aos crescentes ataques cibernéticos. O Workspace oferece fortes medidas de segurança, com foco na criptografia de dados e controles de acesso. Já o Microsoft 365 enfatiza recursos avançados de segurança, incluindo prevenção contra perda de dados e autenticação multifator. Sua escolha deve estar alinhada aos requisitos de segurança e aos padrões de conformidade da sua organização. 

Relatório “Google Workspace x Microsoft 365”: impacto nos negócios

Uma pesquisa encomendada pelo Google à empresa Quadrant Strategies avaliou e comparou as experiências de companhias que usam o Google Workspace e Microsoft 365. Os resultados mostram que o Google Workspace ajuda a promover uma cultura de colaboração, impulsiona produtividade e inovação, possibilita aumento de receita e fomenta o uso de dispositivos móveis em um contexto híbrido.

De acordo com a pesquisa, a melhora na colaboração propiciada pelo Google Workspace aumenta a inovação de maneira perceptível. Assim, os números apontam que a plataforma promove os benefícios da colaboração que têm influência positiva no compartilhamento de informações e na inovação. Além disso, as empresas que usam o Google Workspace têm mais chances de apresentar maior produtividade, inovação e aumento na receita do que as que usam o Microsoft 365. 

Confira a seguir os principais destaques do estudo: 

• Inovação: 82% dos entrevistados que mudaram para o Google Workspace acreditam que a equipe ficou mais inovadora após a mudança, versus 47% que mudaram para o Microsoft 365.
• Colaboração: 58% dos usuários do Workspace, contra 29% do Office 365, afirmam que conseguem trabalhar com outros funcionários com mais eficiência. Os ganhos destacados são: colaboração em tempo real, bem como rapidez e agilidade para conseguirem o que precisam dos colegas.
• Comunicação: Os usuários do Google Workspace relatam níveis maiores de comunicação que os do Microsoft 365. Além disso, o impacto da comunicação com o Google cresce com o porte da empresa.
• Produtividade: O ambiente de comunicação possibilitado pelo Google Workspace repercute em níveis um maiores de produtividade. Cerca de 35% das pequenas empresas que usam Workspace relatam ganhos de produtividade, contra 24% que usam a Microsoft. Já 51% das grandes que utilizam Workspace destacam esses ganhos, versus 24% das que usam Microsoft. 
• Maior receita: 68% dos funcionários de grandes empresas que mudaram para o Google dizem que a receita da empresa aumentou depois da troca de software, contra 28% dos que mudaram para Microsoft.
• Trabalho em dispositivos móveis: os usuários do Google Workspace no Brasil apresentam maior probabilidade de realizar tarefas complexas em dispositivos móveis do que os do Microsoft 365. Entre os usuários no Brasil, 67% dos usuários do Google Workspace participam regularmente de reuniões pelo tablet ou smartphone, em comparação a somente 53% dos usuários do Microsoft 365. Já 64% relatam trabalhar “com muita frequência” pelo smartphone, comparados a apenas 44% dos usuários do Microsoft 365. 

Veja também: Google Workspace: versões empresariais e motivos para migrar

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